办公室文员(J10601)

职位描述

一、日常行政管理：

1）负责办公设施的日常维护和管理，确保办公环境的整洁和有序。

2）管理办公用品、设备的采购、维护和库存管理。

3）协调办公设备的维修和保养，确保其正常运行。

4）处理来往邮件、快递和文件归档。

二、人力资源管理支持：

1）协助国内招聘流程，包括发布职位、安排面试、准备入职文件等。

2）管理员工考勤、请假记录，确保考勤系统的准确性。

3）协助新员工入职培训，确保其顺利融入工作环境。

三、财务管理支持：

1）协助处理办事处的日常财务事务，对接中国办公系统报销，包括报销、发票管理、预算跟踪等。

2）与总部财务部门保持沟通，确保财务流程的合规性。

四、会议与活动组织：

1）安排和协调外部会议及客户接待。

2）组织办事处内部活动，如团队建设、节日庆祝等。

五、法律与合规事务：

1）确保办事处的运营符合越南当地的法律法规。

2）协助处理与供应商和合作伙伴的沟通与文件提交。

3）管理办事处的各类许可证、执照的更新和维护。

六、其他行政支持：

1）协助办事处经理处理日常事务，提供必要的行政支持。

2）处理突发事件，如设备故障、办公场所问题等，确保问题及时解决。

3）与总部及其他分支机构保持沟通，确保信息流畅。

任职要求

1、高中及以上学历，2年及以上行政管理工作经验，有跨国公司或办事处工作经验者优先；

2、熟悉越南当地的行政、财务和人力资源相关法律法规；

3、熟练使用办公软件（如Microsoft Office、Excel、Word、PowerPoint等）；

4、具备良好的中午和越南语沟通能力（书面和口头），能够与总部顺畅沟通；

5、具备良好的沟通和人际交往能力，能够与不同层级的员工和外部合作伙伴有效沟通。