部门秘书(J10050)

职位描述

1.负责统计所在部门人员动态，尤其是掌握本部门员工休假、请假的情况以及统计在所内员工的考勤，供主管合伙人随时调配；

2.负责部门实习生在所内的管理；

3.负责本部门的日常管理工作，包括部门员工及实习生座位的安排与调配、部门公用电脑及打印机的日常维护、部门日常办公环境的维护及公共办公区域的卫生，并按本所要求完成本部门区域的桌椅的定置管理；

4.负责本部业务报告的排版工作，并协助外勤中的业务人员完成报告出具流程、补充和修订报告等流程；协助本部门员工对档案进行调阅；协助业务人员向客户提供各类的资质文件、协助业务人员去客户处收取回款等；

5.负责本部门年审期间银行询证函档案的建立和保管、分发工作；

6.负责本部门各项会议、活动的组织工作；

7.指导业务人员使用天职国际项目管理系统和管理平台的使用和操作；

8.协助合伙人及项目经理督促合同签订、项目收款、开具发票管理等工作；

9.完成部门主管合伙人及项目经理临时交办的各项工作。

任职要求

1. 本科及以上学历，中文、行政管理、应用心理学等相关专业毕业，有会计学习背景者优先考虑；

2. 具备优秀的语言表达能力；组织协调能力强，善于有效沟通；

3. 具有良好的职业性，亲和力强，端庄大方，注重礼仪，礼节；

4. 关注细节，有高效的执行力，能承受较大的工作压力；

5. 沟通能力强，能够胜任外联接待性质的工作，具备一定商务礼仪知识或有对外接待经验者；

6. 具有2年及以上商务秘书/行政秘书工作经验者优先，熟悉行政管理、商务、秘书、接待等相关知识，能够熟练运用办公软件.